Podnikové procesy
Podnikové procesy musia byť principiálne prepojené so stratégiou podnikania. Toto prepojenie je potrebné rozšíriť o prvky organizačnej štruktúry a prvky technickej a programovej infraštruktúry informačných technológií. Takto vytvorená podniková architektúra umožňuje systematicky dokumentovať všetky procesy a systémy používané v podmienkach podniku.
Modelovanie procesov
Model reprezentuje štruktúru, správanie sa, komponenty a procesy podniku pre porozumenie, projektovanie, oceňovanie a kontrolu procesov fungovania a výkonnosti podniku. Model podniku je tvorený skupinou modelov, ktoré poskytujú pohľad na podnik z rôznych uhlov, tak ako to znázorňuje obrázok 12. Modelovanie podnikových procesov, teda vytvorenie modelu podniku a jeho procesov umožňuje procesy nielen sledovať a analyzovať, ale predovšetkým cielene odhaliť nové príležitosti zlepšenia v podniku. Vytváranie modelov umožňuje človeku daný proces pochopiť a zároveň umožňuje jeho pochopenie ďalším ľudom rovnakým spôsobom a na rovnakom základe (Révészová, 2009, s.50).
Identifikácia procesov a procesná analýza
Procesy v podniku musia byť nielen definované, ale aj podrobne identifikované, čo je úlohou manažérov. Identifikácia procesov znamená ich rozčlenenie na činnosti a hľadanie úzkych miest, teda tých častí procesov, ktoré sa majú zlepšiť. Na to slúži procesná analýza, ktorá je východiskom pre tvorbu procesných modelov (procesných máp). Cieľom procesnej analýzy je rozklad procesu na menšie časti, nájdenie chýb alebo nezrovnalostí, ktoré umožní eliminovať a zlepšiť tak procesy. Procesná analýza slúži aj na zistenie logických väzieb a vzájomných interakcií podnikových procesov.
Procesný model
Po vykonaní procesnej analýzy sa modelujú podnikové procesy, čo je grafické znázornenie vzájomných väzieb medzi procesmi. Model procesu by mal byť verným zobrazením reality a zároveň slúži ako “schránka” na uchovávanie informácií o procese. Súčasťou modelovania procesu je dekompozícia zložitého procesu na menšie jednotky – podprocesy.
Výsledkom modelovania podnikových procesov je procesný model, ktorý by mal byť obrazom skutočnej situácie v podniku a zároveň by mal byť základom pre optimalizáciu činností podniku (Závadský, 2011, s. 24).
Opis procesov
Základné kroky opisu procesov:
- používanie formulára pre procesy,
- pomenovanie procesu,
- definovanie vstupu a výstupu procesu,
- heslovitý opis činností, aktivít, rozhodnutí,
- podrobnejšie prepracovanie priebehu procesu,
- stručné vypracovanie doplňujúcich opisov činností,
- stanovenie zdrojov pre jednotlivé aktivity,
- definovanie zodpovedností pre jednotlivé aktivity,
- definovanie merateľných veličín procesov,
- vypracovanie čistopisu opisu procesu na základe princípu zákazník – dodávateľ, ktorý by nemal prekročiť formát A4. V prípade, že má proces viac ako 12 činností, odporúča sa rozdeliť ho na podprocesy (Kubiš, 2007, s. 26).
Model úrovní podniku
Príklad modelu úrovní podniku nájdete na obrázku nižšie:
Obrázok: Model úrovní podniku, zdroj: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/parametry-organizacni-struktury-2863.html
Najvyššia úroveň modelu podniku definuje samotnú podstatu podniku, typ podnikania, zameranie a ciele podniku, ktoré sú definované na strategickej úrovni, konkurenčné prostredie, orientáciu podniku na kvalitu, cenu, zákazníka i zamestnancov.
Druhá a tretia úroveň modelu zobrazuje oddelenia, ktoré vykonávajú rôzne funkcie v závislosti od typu a veľkosti podniku. Napríklad veľká výrobná spoločnosť môže mať oddelenie nákupu, výroby, predaja, distribúcie, účtovné oddelenie, oddelenie informačných technológií, marketingu, riadenia ľudských zdrojov a podobne. Ak sú dané oddelenia rozdelené na špecificky zamerané úseky, tieto sú tiež v modeli zobrazené (Conger, 2011, s. 17).
Zamestnanci v každej funkčnej oblasti podniku dosahujú svoje pracovné ciele prostredníctvom súboru procesov. Proces je séria opakujúcich sa úloh alebo krokov, ktoré môžu, ale nemusia, súvisieť s inými procesmi. Štvrtá úroveň modelu podniku jasne identifikuje každý proces s úsekom, na ktorom je vykonávaný.
Piata úroveň modelu podniku zobrazuje detaily podnikového procesu. Popisuje jednotlivé pracovné kroky. Kým prvým krokom analýzy podnikového procesu je vytvoriť mapu organizačnej štruktúry, ktorá popisuje funkčné oblasti, detaily podnikového procesu tvoria ústredný bod mapovania podnikového procesu. Každý proces je sprevádzaný udalosťami, resp. podmienkami, ktoré rozhodnú o spustení a ukončení procesu a činnosťami medzi nimi. Udalosť je nejaký impulz alebo požiadavka, ktorá spúšťa činnosti v procese, podmienka je stav nejakého procesu, produktu alebo pracovnej jednotky v podniku, ktorá vyžaduje akciu, činnosť. Činnosti procesu môžu vykonávať jednotlivci, organizačný útvar, rola alebo aplikácia, čo je identifikované v diagrame procesu so zobrazením vzájomných súvislostí (Conger, 2011, s. 17).
Pre jednotky vykonávajúce procesné kroky sú špecifické detaily uskutočňovaných činností. Tieto detaily môžu obsahovať dokumenty, e-maily, formuláre, pracovné postupy, odkazy na iné pracovné materiály používané pri vykonávaní činností. Ak sú pri práci používané softvérové aplikácie, detaily budú obsahovať vstupné a výstupné formáty informácií a médií, programy, databázové tabuľky a ich atribúty. Okrem toho by malo byť identifikované úložisko dát, frekvencia prístupov k dátam, plán zálohy a obnovy a ďalšie dôležité aspekty týkajúce sa činností vykonávaných v danom procese (Conger, 2011, s. 18).